I denne guide gennemgår vi, hvordan I kan bruge mailskabeloner til at lette jeres arbejde med at sende svar til kandidaterne.
Se hvordan i videoen herunder og læs mere i den følgende tekst.
Hvad er en mailskabelon?
I en rekrutteringsproces skal man ofte svare mange kandidater på samme tid. Det kan for eksempel være et afslag, en indkaldelse eller noget helt tredje. Til dette kan I bruge en mailskabelon, så I sparer tid på at skulle skrive en unik besked til hver enkelt.
Foruden de mailskabeloner der allerede er tilgængelig på jeres konto, kan I oprette nye, hvilket vi gennemgår i næste afsnit her i guiden. Hvis I har brug for at tilpasse nogle af de mailskabeloner, der ligger på jeres konto i HR-ON Recruit, er det muligt. Vi anbefaler altid, at I retter en eksisterende mailskabelon frem for at slette den op oprette en ny fra bunden.
Enkelte mailskabeloner er automatiske og sendes derfor ud til kandidaten, uden I behøver at gøre noget manuelt. Andre kan I let sende af sted fra systemet - endda til flere kandidater på en gang. Det kan I læse mere om i denne guide om at sende svar til kandidater.
Sådan opretter I en mailskabelon
Følg denne guide for at oprette en ny mailskabelon:
- Gå til Indstillinger > Mailskabeloner > klik på Opret mailskabelon
- I får nu nogle forskellige valgmuligheder, som I skal indstille:
- Skabelontype: Vælg om mailskabelonen skal være en af valgmulighederne, når I er ved at oprette en ny jobannonce, og I skal beslutte jer for, hvilket autosvar kandidaten skal have, når de har sendt en ansøgning til jer. Det kan eksempelvis være "(AUTO) CV Modtaget". Hvis I ikke ønsker, at mailskabelonen skal være en e-mail, der automatisk ryger af sted som et trin i processen, vælg da i stedet typen "Standard skabelon"
- Skabelonnavn: Udfyld det navn, I vil give skabelonen
- Sprog: Vælg det sprog, mailskabelonen skal skrives på. Hvis du mangler et sprog, kontakt da HR-ON support
- Afsender: Her skal I vælge, hvilken afsender der skal stå på signaturen af mailen. I kan vælge mellem bruger (personen der sender mailen fra systemet), rekrutteringsansvarlig (personen som er tilknyttet jobannoncen som rekrutteringsansvarlig) og afdelingen (den afdeling der er tilknyttet jobannoncen)
- Meddelelse: I feltet Meddelelse skal I skrive selve mailen. I værktøjslinjen har I mulighed for at udforme layout, tilføje links og variabler. Under Indsæt variabler finder I en rulleliste med alle de mulige variabler/placeholders, som I kan tilføje til skabelonen. Alle variabler bliver automatisk udfyldt med den dertilhørende data, når I sender mailen - det er for eksempel ansøgerens navn, afsenderens kontaktinformationer osv.
- SMS: Hvis I udfylder denne, får modtageren også en SMS, når I sender mailen. Bemærk at I kun kan skrive en ganske kort besked
- Sæt modtager-status som: Her kan I vælge, at kandidatens status i rekrutteringssystemet skal ændre sig, så snart mail-skabelonen er sendt ud. Kandidaten får ikke besked om dette. Ønsker I ikke, at statussen skal ændre sig, vælg da "Status bevaret".
- Til sidst skal I klikke på Gem. I kan altid gå tilbage og redigere i mailskabelonen ved at vælge de tre prikker yderst til højre i overblikket over alle mailskabeloner og vælge Rediger.
I denne guide har vi gennemgået funktionen Mailskabeloner, og hvad det er. I har ligeledes lært om, hvordan I opretter en ny mailskabelon.