I denne guide gennemgår vi, hvordan I sender et svar til en eller flere kandidater.
Send afslag til kandidater
I HR-ON Recruit er det muligt at sende afslag til flere kandidater på en gang. Det gør I ved at gå til menupunktet Ansøgninger.
- Dernæst kan I eventuelt filtrere for kun at få vist de kandidater, I vil sende afslag til. En af de nemmeste værktøjer til at filtrere i denne sammenhæng er at klikke på Status og vælge statussen "Send afs. u. samt." (send afslag uden samtale). Dermed får I nu vist de kandidater, der skal have afslag
- Klik dernæst på ikonet øverst i kolonnen yderst til venstre og vælg Marker alle på siden eller Marker alle (med den sidstnævnte markerer I også kandidater på side 2, 3 osv.)
- Derefter dukker en blå menu op i bunden (x antal valgte ansøgninger) > klik på menuen og klik på Send svar på rullemenuen
- I kan nu se, hvem der modtager afslaget. Kandidaterne kan ikke se hinandens e-mail (de er alle BCC-modtagere). Klik dernæst på den passende mailskabelon til højre under Skabelon, eksempelvis Afslag - uden samtale. I kan nu se, at mailskabelonens indhold er kopieret ind i mailen
- Tjek at alt er, som det skal være i mailen og ret eventuelt teksten til. Send afslagene ved at klikke på Send. Bemærk at kandidaternes status nu ændrer sig til Afslag sendt. Det betyder samtidig, at kandidaterne arkiveres og dermed ikke er synlige i overblikket over indkomne ansøgninger, med mindre I klikker på Vis arkiverede ansøgninger
Indkald en kandidat til samtale
For at indkalde en kandidat til samtale skal I gøre følgende:
- Gå til menupunktet Ansøgninger
- Find dernæst den kandidat der skal indkaldes. Hvis I har mange kandidater på listen, kan I filtrere efter statussen Indkald
- Klik nu på brev-ikonet i kolonnen yderst til højre under Handlinger eller sæt flueben ud for kandidaten. Derefter dukker en blå knap op i bunden Klik på knappen og klik på Send svar på rullemenuen
- Klik dernæst på den passende mailskabelon til højre under Samtale. I kan nu se, at mailskabelonens indhold er kopieret ind i mailen. Tilret eventuelt teksten i mailen.
- Bladr ned og angiv mødested, mødevarighed, dato og tid. I næste afsnit gennemgår vi, hvordan I kan lade kandidaten selv vælge et tidspunkt for samtalen
- Under Tilføj medlemmer kan I tilføje dem fra jeres organisation, der skal deltage i samtalen. I kan vælge mellem de brugere, der er oprettet på jeres konto i HR-ON Recruit. Vælg en mødedeltager og klik på Tilføj. Send indkaldelsen ved at klikke på Send
Indkald til samtale: vælg selv-tidspunkt
Når I indkalder en kandidat til samtale, har I mulighed for at lade kandidaten vælge mellem flere tidspunkter.
- Det gør I ved at vælge mailskabelonen Samtale - vælg selv tid. (Gå til det forrige afsnit og følg punkt 1 til 3 for at komme hertil). Når I har valgt skabelonen, bliver indholdet automatisk sat ind i feltet Meddelelse.
- Dernæst skal I bladre ned og vælge mødested og mødevarighed. Under Vælg mulige mødetidspunkter kan I redigere i dato og tid og tilføje flere mødetidspunkter ved at klikke på Tilføj.
- Under Tilføj medlemmer kan I tilføje dem fra jeres organisation, der skal deltage i samtalen. I kan vælge mellem de brugere, der er oprettet på jeres konto i HR-ON Recruit. Vælg en mødedeltager og klik på Tilføj. Send indkaldelsen ved at klikke på Send
Når kandidaten modtager en mail med mulighed for at vælge tidspunktet for samtalen, ser mailen således ud:
Når kandidaten har valgt et tidspunkt, får mødedeltagerne en bekræftelse på mail.
Tilgå øvrig korrespondance med kandidaten
Når I har korrespondance med en kandidat via jeres konto i HR-ON Recruit, kan I tilgå al korrespondance ved at klikke på kandidatens profil i menupunktet Ansøgninger. Gå til ikonet for en indbakke for at se svar fra jer og fra kandidaten:
Når kandidaten svarer på en e-mail, der er sendt via platformen, kommer vedkommendes svar ind og lægge i korrespondancefeltet. Kandidatens svar sendes også direkte til den medarbejder, der har sendt den mail, kandidaten svarer på.
Under kolonnen Status kan I se, hvad status er for e-mailforsendelsen. Der vil enten stå leveret eller ikke leveret, hvilket I kan læse en uddybning om herunder:
I denne guide har vi gennemgået, hvordan I sender et svar til en eller flere kandidater. Vi har gennemgået, hvordan I indkalder en kandidat til samtale både med fast mødetidspunkt og med muligheden for at vælge et tidspunkt selv.
Derudover har I lært om, hvordan I tilgår den øvrige korrespondance med kandidaten, som er foregået via HR-ON Recruit.