I denne guide vil vi gennemgå det overblik og de funktioner, I har, når I klikker ind på den enkelte kandidats profil.
Funktioner på kandidaternes profil
Når I befinder jer i menuen Ansøgninger eller CV-databasen, har I overblikket over de indkomne kandidater. Klik ind på den enkelte kandidat for at få flere muligheder, som vi uddyber herunder.
- Ansøgerdata: I det første menupunkt på kandidatens profil kan I tilgå detaljer om, hvilke stillinger kandidaten har søgt. Derudover kan I tilføje noter, som de øvrige brugere på jeres konto kan se, såfremt I ikke laver noten privat
- Tags og noter: I dette menupunkt kan du indtaste tags, hvilket er en form for mærkat, du kan give kandidaten, som fx “Kørekort B” eller “Mellemlang uddannelse” eller noget helt tredje. Dernæst er det muligt at filtrere efter dette tag i oversigten over alle kandidater. Du kan også uploade interne dokumenter og skrive en evaluering.
- Brugerdefinerede felter: Obs: Denne funktion er kun slået til, hvis I har kontaktet vores support og bedt om det. I dette menupunkt kan I tilføje noter, hvor I selv definerer formatet. Det kan fx være muligheden for at skrive flere linjers tekst eller at lave en ny score om fx kandidatens evne til en given kompetence. I kan desuden filtrere efter dette i kandidatoversigt. Læs mere om hvordan I opretter brugerdefinerede felter i afsnittet herunder
- Korrespondancer: Her kan I tilgå den korrespondance, der er med kandidaten via jeres konto i HR-ON Recruit. Læs eventuelt mere om dette i denne guide
- Digital signatur: Hvis I har brug for en underskrift fra en kandidat, kan I bruge HR-ON Recruits værktøj til digital signatur. Det kan være relevant i forbindelse med en ansættelseskontrakt. Læs mere om denne funktion i denne guide om digital signatur
- Samtykker og logfiler: I dette menupunkt finder I oversigten over, hvilke samtykke kandidaten har accepteret, eller som afventer kandidatens accept. Det er ligeledes her, I kan udstede et samtykke, hvilket I kan læse mere om i denne guide om samtykke. Samtidig kan I se en log over, hvem der har tilgået kandidatens profil og hvornår
Sådan bruger I “Brugerdefinerede felter”
På kandidatens profil har I mulighed for at tilføje “Brugerdefinerede felter”. OBS: Denne funktion er som udgangspunkt ikke aktiveret på jeres konto, og I bedes derfor kontakte vores support om at aktivere funktionen for jer, hvis I ønsker at bruge det.
Det er en funktion, der gør det muligt for jer at lave eksempelvis flere slags vurderinger af kandidaten, som fx kandidatens fremtoning. Derudover kan I også bruge funktionen til at tilføje flere noter, og det kunne også være foruddefinerede svar til et spørgsmål, I ønsker at notere, som I stiller alle de kandidater, I ønsker at indkalde til samtale.
Mulighederne er mange, og her kan I læse, hvordan I opretter et brugerdefineret felt:
- Gå til Indstillinger > Brugerdefinerede felter
- Klik på Opret
- Field relation: Vælg nu CV-tekstfelt i rullelisten Field relation:
- Felttitel: Giv feltet en titel - fx Vurdering af fremtoning
- Felttype: Vælg hvordan svaret skal kunne gives, fx Score (se en uddybning af felttyperne herunder)
- Mulighed: Hvis I vælger en felttype, hvor I skal definere nogle mulige svar på forhånd, vil feltet Mulighed dukke op. Her kan I tilføje alle de svar, I har brug for. Klik på plusset for at tilføje en ny svarmulighed og minusset for at fjerne et svar
- Klik på Opret for gemme
- Nu er det muligt at oprette den nye notetype på kandidaternes profil. Samtidig kan I filtrere efter notetyperne i kandidatoversigten
Her ses et eksempel, hvor der er oprettet to forskellige typer brugerdefinerede felter. Et til Referencer med felttypen “Flerlinje” og et til Vurdering af kandidatens fremtoning med felttypen “Score”:
Hvad betyder felttyperne?
Herunder kan I læse om de felttyper, I kan vælge, at det brugerdefinerede felt skal kunne besvares med.
- Tekst: Svaret kan fylde en linjes tekst
- Flerlinje: Svaret kan fylde flere linjers tekst i et notefelt
- Rulleliste: Svaret kan gives som ét valg ud fra en foruddefineret liste af svarmuligheder (også kaldet rullegardin)
- Checkboks: Svaret kan være flere svar ud fra en liste af foruddefinerede svarmuligheder, som man kan sætte flueben ud fra
- Flere muligheder: Svaret kan være flere svar ud fra en liste af foruddefineret af svarmuligheder, som man kan vælge i en rulleliste
- Dato: Svaret kan angives som en dato, I vælger fra en kalendervisning
- Score: Svaret kan gives i stjerner, som I kender det fra den klassiske vurdering af kandidaterne
Genveje fra kandidatprofilen
Foruden ovenstående menupunkter på kandidatens profil, har I også mulighed for at klikke på de tre prikker i højre hjørne, når I åbner profilen. Se billedet herunder hvor placeringen af de tre prikker er markeret med en rød boks. Herfra har I en genvej til forskellige funktioner.
Via menuen med de tre prikker har I adgang til at hente al CV-data og alle samtykker. I kan derudover redigere i kandidatens CV og oplysninger så som telefonnummer og e-mail.
Derudover er der en genvej til at sende en e-mail samt at tilknytte kandidaten til en anden jobannonce. Vælger I denne funktion, bliver kandidatens CV og ansøgning og øvrige oplysninger kopieret til den anden jobannonce. Vedkommende bliver stadig liggende på den oprindelige jobannonce.
Desuden kan I dele CV'et med interne brugere, hvilket I kan læse mere om i denne guide. Til slut har I også mulighed for at slette CV'et.
Download og print CV og øvrige dokumenter
Via kandidatens profil kan I ligeledes downloade CV og øvrige dokumenter. På den måde kan I printe dokumenterne ud, hvis I har behov for det. Husk at være opmærksom på GDPR-reglerne i forhold til at opbevare kandidatens data uden for rekrutteringssystemet. Dette anbefaler vi, at I rådfører jer med en jurist om.
For at downloade CV og øvrige dokumenter skal I befinde jer på kandidatens profil. Over kandidatens dokument, der ses til højre i billedet, skal I klikke på Se alle (markeret med en rød boks på billedet herunder).
Dernæst kommer en rullemenu frem med listen over kandidatens dokumenter. Klik på download-ikonet ud for de dokumenter, I vil downloade.
I denne guide har vi gennemgået det overblik og de funktioner, I har, når I klikker ind på den enkelte kandidats profil.