I denne guide gennemgår vi samtykker, og hvordan I rent teknisk kan sætte det op på jeres konto i HR-ON Recruit.
Se en video om opsætningen af samtykker
I videoen herunder kan I blive klogere på opsætningen af samtykker, og hvad systemet kan rent teknisk. Nedenfor følger desuden en guide, hvor funktionen bliver uddybet.
Hvad er samtykker?
Et samtykke er kort sagt, når kandidaten siger ja til, at I må opbevare dennes data i rekrutteringsøjemed. Det sker, når kandidaten har udfyldt ansøgningsformularen, lige før vedkommende sender oplysninger og dokumenter til jer - altså søger jobbet.
For at kandidater kan give samtykke til, at I som virksomhed eller organisation må opbevare hans/hendes data, skal I sætte funktionen op på jeres konto i HR-ON Recruit. Dermed sikrer I, at I lever op til EU's databeskyttelsesforordning (GDPR).
Hvis der er tilknyttet et samtykke på jobannoncen, skal kandidaterne tage stilling til, om de vil have deres data opbevaret i yderligere tid, end den tid selve rekrutteringsprocessen står på.
Hvis kandidaterne ikke giver samtykke, vil deres oplysninger og data blive automatisk slettet. Det sker, når jobannoncen status bliver sat som Afsluttet. På den måde opbevarer I ikke data på kandidater, der ikke har givet skriftlig tilladelse.
Opsætning
For at sætte samtykker op skal I gå til Indstillinger > Samtykker. Her får I et overblik over de samtykker, som allerede er oprettet i systemet. HR-ON har oprettet et standard samtykke, som er et eksempel på, hvordan et samtykke kan se ud. Vi anbefaler, at I tilpasser det, så det passer til jeres behov.
Følg følgende steps for at oprette et nyt samtykke.
- For at oprette et nyt samtykke klik da på Opret samtykke. Dernæst ses dette vindue:
- I samtykkeskabelonen skal I opsætte de forskellige felter, som vi gennemgår her:
- Skabelontype: Vælg mellem "Samtykke til opbevaring af data" og "Samtykke til indhentning af referencer" eller "Andet samtykke"
- Antal dage samtykket er gyldigt, før det skal fornys: Bestem løbetiden for samtykket - hvor længe skal det gælde? Løbetiden skrives i antal dage - eksempelvis "180" for seks måneder
- Skabelonnavn: Giv dernæst skabelonen et passende navn
- Tilgængelig for: Vælg hvem af jeres brugere der skal kunne vælge samtykket
- Sprog: Vælg det sprog, samtykket står på
- Dage til at acceptere: Denne funktion bruges kun i de tilfælde, hvor kandidaterne bliver spurgt, om de vil forny samtykket, eller hvor samtykket udstedes til kandidaten efterfølgende. Hvis I skriver 14, har kandidaten 14 dage til at acceptere samtykket, fra den dag kandidaten modtager e-mailen
- Bekræftelses-e-mail: Vælg om kandidaten skal modtage en bekræftelse på at have afgivet samtykket eller ej. Hvis I ønsker, at systemet automatisk skal sende en bekræftelsesmail, kan I oprette en mailskabelon under Indstillinger > Mailskabeloner. Vælg i så fald typen "(AUTO) Samtykke accepteret- bekræftelse til kandidat" (se i øvrigt mere om mailskabeloner her)
- Samtykketekst: Skriv den tekst, som kandidaten skal give samtykke til
- Accepttekst ved checkboks: Skriv eksempelvis "Jeg accepterer vilkårene" eller "Jeg godkender" eller lignende
- Klik på Gem for at afslutte
Mailskabeloner og samtykker
Inden I bruger samtykkefunktionen, er det også vigtigt at gennemgå de mailskabeloner, som kan knytte sig til samtykket. I finder skabelonerne under Indstillinger > Mailskabeloner. Her vil I finde nogle forskellige skabeloner, som alle starter med titlen SAMTYKKE. I kan gennemgå disse og redigere dem, hvis de ikke passer til jeres virksomheds udtryk.
I kan også oprette en helt ny skabelon ved at klikke på Opret mailskabelon. Vær obs på at vælge den rigtige skabelontype, hvis I opretter samtykker, som skal kunne genereres automatisk. Typen hedder (AUTO) Udsted samtykke. Læs mere om mailskabeloner her.
Tilknyt samtykke til jobannonce
Dette er et meget vigtigt trin, for at samtykkefunktionen fungerer korrekt. Når I har oprettet samtykket og har mailskabelonerne på plads, skal I tilknytte samtykket til jobannoncen, hver gang I slår et nyt job op. For at tilknytte samtykket til jobannoncer, skal I følge guiden her.
Udsted samtykker til kandidater
Hvis I har behov for at udstede et samtykke til en specifik kandidat, kan I hurtigt gøre det ved hjælp af følgende fremgangsmåde:
- Find den ønskede kandidat og sæt flueben i boksen
- Scroll herefter ned i bunden af siden og klik på Udsted samtykker
- Nu ser I dette billede:
- Skabelon: Vælg den samtykkeskabelon I vil have kandidaten skal tage stilling til
- E-mail-skabelon: Vælg den e-mail der sendes til kandidaten, hvori linket til samtykket indgår
- Titel og indhold, Accepter tekst, Dage til at acceptere og Løbetid: Disse felter udfyldes automatisk, når I har valgt skabelonen
- Forny samtykke: Denne kan I redigere. I kan vælge mellem Aldrig, En gang eller Løbende. Hvis I vælger En gang eller Løbende, folder der sig nogle flere felter ud, hvor I kan vælge hhv. Samtykkeskabelon ved fornyelse og Mailskabelon ved fornyelse.
- For at sende samtykket til kandidaten pr. mail klik da på Gem og udsted samtykke .Kandidaten vil nu modtage en mail, hvor vedkommende kan tilgå et link med samtykket. Hvis kandidaten accepterer, vil det fremgå af kandidatens profil under fanen Samtykker.
I denne guide har vi gennemgået funktionen Samtykker. Vi har forklaret kort om, hvad samtykker er i rekrutteringsøjemed, hvordan I sætter samtykker op, kæder det sammen med mailskabeloner, tilknytter det til en jobannonce samt udsteder et samtykke.