I denne guide kan I læse om, hvordan I kan sende et dokument til digital signatur via jeres konto i HR-ON Recruit. HR-ON bruger udbyderen Penneo til dette formål.
Sådan opretter I en digital signaturforsendelse
For at sende et dokument til underskrift ved brug af digital signatur, skal I klikke ind på kandidatens profil. Gå dernæst til nøgle-ikonet i menuen. Følg nu trinene herunder fra punkt 1 til 3.
- Dokumenter tilknyttet digital signatur: Klik på den blå Upload-knap og vælg den eller de dokumenter, der skal sendes til underskrift. Sæt flueben i Sammenføj dokumenter til en enkelt PDF-fil hvis I ønsker at samle filerne i én.
- Underskrivere tilknyttet signaturforsendelse: Som I kan se, er der allerede to underskrivere tilknyttet. Det er kandidaten og den rekrutteringsansvarlige. Hvis det ikke er relevant, kan I fjerne dem ved at klikke på krydset. I kan derudover tilføje flere underskrivere ved at klikke i feltet Modtagere og vælge den relevante på rullelisten. Klik på Tilføj.
- Afslut forsendelse: Her kan I tage stilling til, om medarbejderen først skal modtage invitationen til at underskrive, efter arbejdsgiverne har underskrevet, eller om alle modtagere blot skal modtage invitationen samtidig. Vælg dernæst de antal dage der skal gå mellem en påmindelsesmail. Afslut ved at klikke på Send digital signaturforsendelse.
- Dernæst får modtagerne en mail med et link til dokumentet. Det kræver login med MitID at åbne dokumentet.
Sådan ser I om underskrifterne er i hus
Når dokumentet er færdigunderskrevet af alle parter, ligger det klar på kandidatens profil. Hvis der mangler en eller flere underskrifter, vil det fremgå. I så fald sendes en påmindelsesmail automatisk fra jeres konto i HR-ON Recruit.
Har I også HR-ON Staff? I så fald er det vores anbefaling, at I klarer alt med digital signaturforsendelse på jeres konto i HR-ON Staff i stedet. Her kommer dokumentet nemlig automatisk til at ligge på medarbejderens profil.
I denne guide har vi gennemgået, hvordan I opretter en digital signaturforsendelse og sender det ud til de pågældende underskrivere.