I denne guide kan I blive klogere på, hvordan I bruger værktøjet Jobannonce flow. Kort sagt er det et værktøj til at styre, hvem der må hvad med de forskellige felter, der er, når I opretter en jobannonce. Det vil sige, at I eksempelvis kan bestemme, hvilke brugere der må kunne skrive jobopslaget, sætte en ansøgningsfrist, publicere til sociale medier med mere.
For at tilpasse flowet skal I gå til Indstillinger > Jobannonce flow, som vist på billedet herunder.
Dernæst skal I klikke på de tre prikker i kolonnen yderst til højre, hvorefter en menu kommer frem. Her skal I vælge Rediger.
Nu kan I se indstillingerne for de forskellige stadier listet i venstre side af skærmen kaldet Stadieindstillinger, mens der i højre side vises de opsætninger, I kan foretage, kaldet Rettighedsopsætning. Begge dele uddybes i de efterfølgende afsnit i denne guide.
Stadie-indstillinger
Med jobannonce flowet har I mulighed for at angive meget specifikt, hvad jeres brugere i Recruit skal kunne, når det kommer til de forskellige rubrikker og felter i jobannoncen. Det kan eksempelvis være, at nogle brugere skal kunne redigere jobannoncebeskrivelsen, men ikke må kunne publicere jobannoncen til diverse jobportaler eller sociale medier, hvilket I så kan give andre brugere rettighed til at gøre. I kan tilmed sætte notifikationer op, så en bruger fx får en notifikation, når en jobannonce er klar til gennemlæsning og dernæst at blive publiceret.
Som default ligger der fem stadier, som svarer til de statusser, I kan sætte en jobannonce til: Kladde, Online, Behandles, Prøveperiode og Afsluttet. Derudover kan I tilføje flere ved at klikke på Tilføj stadie eller på plus-ikonet ud for et eksisterende stadie. Det kunne fx være “Til godkendelse”.
For at redigere de forskellige felter i hvert stadie skal I blot klikke på det stadie, I vil redigere. Dernæst kan I redigere i højre side af skærmen under Rettighedsopsætning, hvilket vi uddyber i afsnittet herunder.
Rettighedsopsætning
- Sektioner: Vælg her hvilke felter i jobannonceoprettelsen man skal kunne tilgå under den pågældende status. Skal man eksempelvis kunne tilgå Intern information og Kandidatinteraktion, skal der sættes flueben ud for disse
- Rediger: Vælg her hvilke roller, der skal kunne redigere de valgte sektioner på det pågældende stadie
- Placere: Vælg hvilke roller, der skal kunne placere en jobannonce i denne status
- Ved placering: Dette felt kan I vælge for at angive, hvis der skal ske en handling med jobannoncen, når statussen placeres i det pågældende stadie. Der ses forskellige handlinger på rullelisten, og en handling kan fx være at sætte publiceringsdatoen og -tidspunktet til dags dato. Markér fluebenet ud for Sæt og vælg dernæst den handling I ønsker at indstille
- Eksempel: Med handlingen “Sæt publiceringsdato og -tidspunkt til i dag” vil dato og tidspunkt (klokkeslæt) automatisk blive sat til den aktuelle dato og klokkeslæt, idet man placerer jobbet i statussen. Så hvis dette er en indstilling, I ønsker for statussen Online, vil jobbets publiceringsdato og -tidspunkt følge datoen og klokkeslættet, for hvornår statussen ændres
- Automation: Her kan I vælge, hvad der automatisk skal ske med jobannoncen - fx at når ansøgningsfristen rammes, vil jobannoncen overgå til statussen Behandles. Husk at sætte flueben ud for På for aktivere den automatiske handling
- Hjælpetekst: I har mulighed for at tilføje en hjælpetekst til stadiet, således at jeres brugere kan orientere sig om, hvad de skal. Hjælpeteksten vil fremgå som et lille pop op-vindue, når man klikker på det lille spørgsmålstegn
- Tjekliste: Her kan I oprette en tjekliste til jeres brugere, som vil fremgå i det stadie, I er ved at redigere. Det kan være opgaver, de skal huske i forbindelse med oprettelsen af jobannoncen. Tilføj et punkt til tjeklisten ved at klikke på det lille plus. I kan slette punktet igen ved at klikke på skraldespanden
- Notifikationsopsætning: I kan opsætte notifikationer, der ryger af sted til den valgte modtager, når jobannoncen flyttes til det pågældende stadie, fx når en jobannonce går fra statussen “Kladde” til statussen “Til godkendelse”. Dermed får modtager en notifikation og ved nu, at det er tid til at tjekke, at alt er, som det skal være og gøre jobannoncen endeligt klar til publicering. For at tilføje en notifikation skal I klikke på Tilføj notifikation og gøre følgende:
- Notifikationstype: Her kan I vælge, om modtageren skal være en specifik rolle i Recruit (fx Firmaadministrator, Afdelingsadministrator, Jobansvarlig eller Ansættelsesudvalg). Hvis I ønsker det, skal I vælge Rolle i rullelisten. Dernæst kan I vælge rollen under Vælg rolle
- Emne: Skriv et emne til den notifikation, modtager skal have, fx “Der er en jobannonce, der afventer din handling”
- Meddelelse: Skriv den notifikation I ønsker, modtageren skal få, fx “Der er en jobannonce klar til næste step, som du kan foretage, så jobannoncen kan blive publiceret.” Bemærk at det er muligt at indsætte variabler, som I kender det fra mailskabelonerne (læs om variabler i mailskabeloner i denne guide)
- Afslut ved at klikke på Gem notifikation
- Nu ses der en lille klokke efterfulgt af emnefeltet for notifikationen. I kan redigere notifikationen ved at klikke på de tre prikker til højre og vælge Rediger. Det er også muligt at slette notifikationen
I kan også vælge, at det skal være en specifik administrator, der modtager notifikationen. Vælg i så fald Administrator under Notifikationstype og vælg den specifikke modtager under Vælg rolle
- Afslut hele opsætningen ved at klikke på Gem indstillinger
Sådan sletter I et stadie
Hvis I gerne vil slette et stadie, er det muligt ved at klikke på stadiet under Stadie-indstillinger. Dernæst skal I klikke på skraldespanden i højre side af skærmen ved Rettighedsopsætning.
Nu er stadiet slettet.
I denne guide har vi gennemgået de indstillinger, I kan ændre i jeres Jobannonce flow. I næste guide kan I læse om CV-databasen.